Bilsoft Yazılım Ar-Ge Müdürü Mehmet Öztürk, işletmelerin gelir giderlerini eskiden kasa defteri veya excel dosyalarında takip edildiğini belirterek “Şimdi işletmeler gelir gider takibinin yanı sıra ihtiyaç duyduğu diğer çözümleri içeren ön muhasebe programlarını yaygın olarak kullanılmaya başlandı” dedi.

Öztürk işletmeler gelir, gider, kasa, banka ve stok işlemlerini farklı yöntemlerle takip ettiğini belirterek “Özellikle mikro işletmeler gelir giderlerini kasa defteri veya excel dosyalarında takip etmekteydi. Fakat işletmeler bu yöntemlerle ihtiyaç duydukları çek/senet takibi, hızlı satış özelliği, e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu, e-ticaret entegrasyonu, banka entegrasyonu ve sanal tahsilat işlemlerini gerçekleştirememektedir. Bu nedenle, işletmelerin gelir gider takibi yanı sıra ihtiyaç duyduğu diğer çözümleri içeren Ön Muhasebe Programları işletmeler tarafından yaygın olarak kullanılmaya başlandı” dedi.

Ön muhasebe nedir ve nasıl yapılır?

Ön muhasebe ile ilgili bililer veren Öztürk, “Ön muhasebe, bir işletmenin tüm gelir giderlerini, kasa ve banka hesaplarını, stoklarını, nakit akışını takip edebileceği, çek-senet, fatura, e-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerini gerçekleştirebileceği ve günlük, haftalık, aylık veya yıllık nakit akışı raporları alabileceği ticari yazılım programları ile tutulmaktadir. Ön muhasebe bir işletmenin kendi bünyesinde tutulur. Genel muhasebenin bir ön hazırlığı olarak da kabul edilen ön muhasebe, işletmenin tüm gelir-gider işlemlerini ve nakit akışını kontrol etmeyi ve yönetmeyi sağlamaktadır. KOBİ’lerde, firma sahibi tüm ön muhasebe işlemlerini yapabilir. KOBİ’ler, ön muhasebe işlemleri için ayrı bir personel istihdam ederken, buna kaynak ayıramayan mikro işletmelerde ön muhasebe işlemleri yöneticiler tarafından yapılabilmektedir. Ön muhasebe programları, genel muhasebeden farklı olarak herhangi bir muhasebe eğitimi almayan kişiler tarafından bile rahatlıkla kullanabilmektedir. Ön muhasebe süreçlerin hatasız ve düzenli olması firma için çok önemlidir. Bu sebeple, excel dosyaları veya kasa defteri gibi eski usul olarak değerlendirilen yöntemleri bırakıp profesyonel bir ön muhasebe programı kullanmak önemlidir. Aksi takdirde firma finansal durumunu net olarak takip edemeyebilir ve işletme ekonomik zarara uğrayıp iflasa neden olabilecek hatalı kararlar verebilir. Örneğin; bir firma fotokopi makinesi satın aldığında, öncelikle mali durumunu kontrol etmelidir. Aksi takdirde nakit çıkışı şirketi zorluklarla karşılaşabilir ve ödemeleri zorlaştırabilir. Bu nedenle işletme sahibi ihtiyaç duyduğu tüm finansal bilgilere kolayca ulaşabilmesi için kendi ön muhasebesini takip etmelidir. Herhangi bir satın alma ihtiyacı olduğunda mali tabloyu görüp ona göre davranmak özellikle bugünlerde hayati önem taşımaktadır. Sadece bu işlemler için yazılan programlar da bu konuda devreye girip ticari hayatları kurtarabilir” dedi.

Kimler ön muhasebe tutmalıdır?

Bilsoft Yazılım Ar-Ge Müdürü Mehmet Öztürk KOBİ’lere büyük kolaylık sağlayacak bilgiler paylaştı. Öztürk,“Her işletmenin gelir, gider, stok durumu, borç, vergi borcu gibi mali durumunu kolayca yönetebilmesi için ön muhasebe programı kullanması gerekir. Hem kâr amacı güden hem kar amacı gütmeyen kuruluşların ön muhasebe tutabilir. Ön muhasebe unsurlarının belirli sorumlulukları vardır.

Bunlar; Müşteri-Tedarikçi (cari) hesap takibi: Firmanın tedarikçi ve müşteri hesaplarının toplamı cari hesaptır. Çeşitli alım satım işlemleri, ödemeler, alacak ve borçlar, tahsilat ve ödemeler, cari hesaplar takip edilebilir. Fatura ve irsaliye takibi: Alış ve satış işlemi yaparken irsaliye ve faturalarınızı takip etmeniz gerekir. Uzun vadede, bunu düzenli olarak yapmak işinize fayda sağlayacaktır.

Stok giriş-çıkış takibi: Ürün alıp satan firmalar için depodaki malları düzenli olarak takip etmek çok önemlidir. Envanteri düzenli olarak takip ederek en çok satan ürünleri öğrenebilirsiniz. Sonuç olarak, en az miktarda en çok satan ürüne sahip olduğunuzdan emin olabilir ve böylece stok birikiminden kaçınabilirsiniz.

Çek fatura takibi: Alışverişte nakit kullanmadığınız dönemlerde çek veya kasiyer talimatı ile ödeme yapabilirsiniz. Bu durumda çek ve faturalarınızı düzenli olarak takip etmeniz çok önemlidir. Özellikle birinden borcuna karşılık bir çek alırsanız ve müşterinize çeki bozdurmadan çek ciro işlemi ile borcunu öderseniz, takip çekleri daha da önemli hale gelir. Menkul kıymetlerin vade tarihini takip ederek nakit akışınızı takip edebilmeniz için bu çok önemlidir.

Bilsoft Yazılım olarak biz 2005 yılından bugüne 100 binden fazla kullanıcısına ön muhasebe programı çözümleri sunuyoruz. Bilsoft ön muhasebe programı, işletmelerin ihtiyaç duydukları çek/senet takibi, hızlı satış özelliği, e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu, e-ticaret entegrasyonu, banka entegrasyonu ve sanal tahsilat işlemlerininin tamamını içermekte ve işletmelere entegre çözümler sunmakta. Bilsoft Ön muhasebe Programı, işletmelerin nakit akışlarını ve finansal yönetimini tek bir program üzerinden entegre şekilde yönetmelerini sağlayarak işlemlerini kolaylaştırıyor ve kar oranlarını artmasını sağlıyor” dedi.